专利文件备案业务包含总委托书备案和证明文件备案两部分业务。备案方式分为纸件和电子两种方式。
电子方式办理时，申请人提出专利文件备案请求，可在“专利业务办理系统”选择“专利事务服务”查找到”文件和业务专用章备案”功能模块，通过系统电子方式提出文件备案请求。办理流程如下:
1.在“文件备案”模块，选择“业务办理”提出备案请求。
2.准确填写文件备案基本信息、权利人信息、请求人信息、联系人信息及其他信息，点击保存。
对已备案文件补充备案仅限于对证明文件备案需要增加申请号的情况，其他情形均应选择首次备案。
3.准确填写题录信息后点击保存
总委托书上有委托人英文名称的，题录信息采集中委托单位名称或委托人姓名(原文名称)一栏应采集英文。
4.关联申请号(总委托书无需关联，证明文件需要关联)正确格式的EXCEL文档可以直接导入，或使用导入模板下载功能填写后导入。
5.点击扫描文件上传，点击本地文件，选择要上传的所有文件后点击保存。
全部信息采集并保存后点击返回到业务办理界面，该界面可以查看详情，可以编辑和删除，专利文件备案信息确认无误后点击提交。
电子形式备案文件业务办理成功后，申请人会收到带有备案号的回执文件，该文件可下载保存。申请人应于收到回执后一个月内邮寄纸件原件文件(备案号标注在右上角)至国家知识产权局专利局初审及流程管理部事务服务处。
纸件方式办理业务时，需提交文件备案请求书和需备案的文件原件，邮寄或面交至国家知识产权局专利局初审及流程管理部事务服务处，证明文件备案业务需附具专利号清单，纸件清单需签章，专利文件备案同时发送电子清单至邮箱:yibu-print cnipa.gov.cn，邮件标题需表明业务名称和备案请求人名称，专利号清单的EXCEL文档要求设置为文本格式，只需13位号码，无需附具字母ZL或CN以及小数点。
来源：国家知识产权局客户服务中心
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